Zelf een festival organiseren met onze checklist

Zelf een festival organiseren in 2021? Er komt veel meer kijken bij je eigen festival organiseren dan je in eerste instantie denkt!

In deze uitgebreide festival checklist vol tips voor jouw festival organisatie beantwoorden we de vraag “Hoe organiseer je een festival?” zodat je alles over een eigen festival organiseren te weten komt!

Ready? Top! Dan gaan we er nu voor zorgen dat duizenden mensen losgaan en plezier hebben op het festival dat je zelf hebt georganiseerd!

De onderdelen die we in deze blog benoemen zijn onder andere de volgende:

• Onze speciale festival checklist om zelf een festival te organiseren
• Festival plan van aanpak
• Festival organiseren kosten en budget
• Festival marketing
• Festival vergunningen
• Festival verzekeringen en verplichtingen
• Productie en leveranciers van je eigen festival
• Festival personeel

Ga zelf een festival organiseren met behulp van onze checklist!

Je vraagt je vast af: “Wat heb je nodig om je eigen festival te organiseren?”. Zelf een festival organiseren doe je niet zomaar en om het makkelijker te maken hebben we een complete festival checklist gemaakt voor jouw festival organisatie vol tips en handvatten om je vooruit te helpen. Door je in te schrijven voor onze nieuwsbrief via het formulier ontvang je de gratis Festival Checklist en maak je jouw festival tot een succes!

Een festival organiseren in 2021? Start met een plan van aanpak.

Vanaf april tot oktober verschijnen de veelkleurige festivaltenten en metershoge podia in weilanden of recreatiegebieden. Vaak gaat hier voor een festival organisatie al meer dan een jaar voorbereiding aan vooraf en daarom is het ook belangrijk om als eerste de locatie vast te leggen, de datum te prikken waarop je jouw eigen festival organiseren wilt en te starten met jou festival plan van aanpak.

Houd ook rekening met vergelijkbare festivals die in de regio georganiseerd worden. Zelf een festival organiseren is leuk, maar je moet jezelf niet kapot concurreren natuurlijk.

Zodra je de datum en locatie hebt vastgelegd ga je verder aan de slag gaat met het opstellen van een plan van aanpak voor jouw eigen festival. In dit festival plan van aanpak leg je de taakverdeling vast en maak je een tijdsplanning.

Ook leg je als festival organisatie vast wie je partners zijn en welke leveranciers je in de arm neemt voor de verschillende onderdelen van jouw festival. Alles in jouw plan van aanpak verwerk je vervolgens in een document wat uiteindelijk het draaiboek van jouw festival wordt.

Draaiboek opbouw, festival, afbouw
Het draaiboek is eigenlijk de complete planning van jouw festival en bestaat uit drie delen: De opbouw, het festival zelf en de afbouw. Hierin verwerk je algemene informatie, een taakverdeling en een tijdsplanning waarin precies staat wat er op welk moment gebeurt tijdens de opbouw, het festival zelf en de afbouw.

Dit is doorgaans een levend document wat gaandeweg steeds completer wordt en nog vaak wijzigingen zal zien.

Hoeveel kost zelf een festival organiseren?

Na het plan van aanpak van het festival ga je aan de slag met het budget zodat je in kunt schatten wat jouw festival organiseren gaat kosten. Budgetbeheersing is een van de belangrijkste eigenschappen van een goede festival organisator.

De kosten van zelf een festival organiseren zijn afhankelijk van wat je wilt neerzetten. De kosten zijn variabel en afhankelijk van enorm veel factoren. Een festival begroting is daarom vaak geen dichtgetimmerd document maar pas je gaandeweg aan naarmate je bezig bent met je eigen festival organiseren. 

Het is aan te raden om van tevoren een realistisch maximum budget vast te stellen waar je mee gaat werken. Op deze manier houd je de kosten voor het organiseren van je festival beheersbaar en zorg je er voor dat bepaalde onderdelen niet een te groot deel van je budget opslokken.

Het voor het eerst zelf organiseren van een festival staat namelijk vaak in het teken van keuzes maken. Het opvragen van offertes bij verschillende leveranciers geeft je een goed beeld van de kosten die je per onderdeel moet maken.

Maak ook een inschatting van het aantal verwachte bezoekers zodat je aan de hand van de opbrengsten van de kaartverkoop, consumptiemunten, parkeren, vervoer en eventueel merchandise jouw budget kunt inrichten.

Het is belangrijk wanneer je bezig bent met een eigen festival organiseren de kosten en opbrengsten goed tegen elkaar af te wegen zodat je niet met onverwachte kosten komt te zitten.

Festival marketing: Zelf een festival organiseren kan niet zonder

Marketing is een belangrijk onderdeel bij het zelf organiseren van festivals. Zonder een goed concept onderscheid je festival zich namelijk niet van de concurrentie. Zonder goede content spreek je je potentiële bezoekers niet aan. En zonder goed ingestelde advertenties bereik je de doelgroep niet.

Door in een vroeg stadium bezig te zijn met de marketing van je festival ga je anders naar elke onderdeel kijken. Jezelf onderscheiden in deze drukke markt is voor festivals enorm lastig. Daarbij heb je het vaak al druk genoeg en om dit te combineren met het plannen van het festival zelf kan misschien net iets teveel hooi op je vork zijn. Daarom is vaak slim om hiervoor ook een online marketing partner in de arm te nemen. (Dus, koffie?)

Concept
Zonder een goed concept onderscheid je je niet van andere festivals en is het lastiger om de doelgroep te overtuigen om juist naar jouw festival te gaan. Zelf een festival organiseren betekent ook keuzes maken en je focus kiezen. Denk dus goed na over wat de USP’s (unique selling points) van jouw festival gaan zijn. 

Content
Het plaatsen van berichtjes puur om het plaatsen van berichten helpt niet. Een logische opbouw en structuur in de planning van de content helpt om relevantere berichten op het juiste moment naar je potentiële bezoekers te sturen. Door middel van een online strategie, waar een contentplanning met checklist onderdeel van is, weet je precies wat je wel en niet hebt gepost.

Wanneer je een festival gaat organiseren zul je ondervinden dat je C.V. langzamerhand aangevuld wordt met enorm veel titels. Crisismanager, woordvoerder, projectmanager, voorzitter, copywriter, brandjesblusser, psycholoog en dan ook nog grafisch vormgever?! Dat wordt wellicht iets teveel hooi op je vork.

Beeld, tekst en video zijn de belangrijkste onderdelen in je marketing campagne en hiervoor geldt dat de beste resultaten behaald worden door het inschakelen van de juiste mensen. Vraag voor artwork bijvoorbeeld offertes op bij verschillende designers en maak een duidelijk briefing met wat je nodig hebt.

Alle dingen die je maakt zijn onderdeel van de content creatie voor je festival en het is veel werk. Als het je al begint te duizelen bij het idee om ook dit nog te moeten regelen kun je natuurlijk de gehele festival marketing uit handen geven zodat jij je bezig kan houden met brandjes blussen.

Adverteren
De juiste mensen bereiken is helaas niet vanzelfsprekend. Zeker wanneer je start met festivals organiseren heb je niet meteen een grote fanbase die je direct via je eigen kanalen bereikt. Daarom is adverteren voor festivals belangrijk. Je komt op andere manieren in contact met jouw doelgroep en brengt jouw boodschap zo aan hen over buiten je eigen kanalen om. 

De productie van je festival 

Zelf een festival organiseren draait ook om het samenwerken met de juiste partijen in de productie. De productie van een festival is vaak verdeeld in verschillende productie takken, zoals de siteproductie en de preproductie van bijvoorbeeld het stagedesign, techniek et cetera. Daarnaast hebben we een lijst gemaakt met leveranciers en andere onderdelen van de productie die onmisbaar zijn om jouw festival tot een succes te maken.

Siteproductie
De siteproductie behelst bijna alles wat te maken heeft met het terrein van je festival. Denk aan infrastructuur, stroomvoorzieningen, hekwerken, toiletten, water, tenten, rij-platen, kassa’s, houten vlonders, prullenbakken, picknicktafels, lockers en ga maar door. Bij het plan wat je maakt voor de siteproductie houd je rekening met alle voorschriften van brandweer, politie en crowd management. 

Veel onderdelen die hierin worden benoemd zijn ook onderdeel van je vergunningsaanvraag en veiligheidsanalyse en het is dus essentieel dat deze goed in elkaar steekt wanneer je bezig bent met een eigen festival organiseren.

Voor kleinere festivals kan het nog behapbaar zijn om dit zelf aan te pakken maar over het algemeen is het vaak slim om een partner hierin te betrekken met meer ervaring zodat alles soepel verloopt in de aanloop naar en tijdens jouw festival.

Preproductie
De transformatie van een grasveld met wat tenten naar een totaalbeleving is voor een groot deel afhankelijk van welke partners je inschakelt voor de productie. Er is door de jaren heen een enorm netwerk aan toeleveranciers ontstaan specifiek voor licht, geluid, decoratie en podiumbouw.

De mensen die je hiervoor in de arm neemt bepalen dus ook hoe de bezoekers jouw festival zullen beleven. Binnen de preproductie wordt dus alles klaargemaakt voor de uiteindelijke eindproductie: Het festival wat jij gaat organiseren! Denk hierbij aan het stagedesign, het maken van decoratie elementen, het voorprogrammeren van de lichtshows en het maken en afstellen van het geluidsplan.

Leveranciers
Om de volledige productie tijdens je eigen festival organiseren op orde te krijgen hebben we een lijst van leveranciers gemaakt die je hieronder vindt. Gebruik ook de Start Moovin festival checklist, want daar komt deze lijst ook in terug.

Dienstverleners en intermediairs

• Website & app-bouwer/ontwikkelaar
• Designer (artwork)
• Marketingbureau
• Boekingskantoren
• Ticketshop
• Accreditatie en eventplanningtool
• Fotografen en video
• Busvervoer/pendeldienst
• Consumptiemunten en polsbandjes
• Beveiliging/crowd management/facility
  • Portofoons
  • Brandwacht
  • Calamiteitenplan
  • Verkeersregelaars
• Hospitality
  • Artist handling
    • Vervoer
    • Accommodaties
  • Coördinatie personeel
• EHBO
• Uitzendbureaus
  • Horeca
  • Ticketscanners
• Eten & drinken
  • Cateraars/foodtrucks
  • Barren
  • Crewcatering
• Schoonmaakbedrijf
• Entertainment (dansers/danseressen, promogirls, vuurspuwers, steltenlopers etc.)

Techniek

• Stage/thema productie
  • Decoratie
  • Licht en LED-schermen
  • Geluid
  • Operators
  • VJ
  • Pyro/FX
  • Inflatables
• Sitecrew (opbouw tenten, podia, steigers)
• Podia
• Vuurwerk
• Bekabeling en kabelgoten
• Internet en telefonie

Faciliteiten

• Rental partijen (Boels etc)
  • Site accomodaties (Centrale post, kleedkamers, mediaruimte)
  • Kassa’s
  • WC’s/sanitaire voorzieningen
  • Dieselgeneratoren
  • Hekwerken
  • Signing
  • Barriers/veiligheidshekwerken
  • Voertuigen
    • Gators
    • Hoogwerkers/verreikers
    • Heftruck
    • Auto’s
• Lockers
• Pinautomaten

Hoe regel je de vergunningen wanneer je zelf een festival wil organiseren?

De benodigde vergunningen voor een festival verschillen vaak per gemeente. Daarom is het belangrijk wanneer je start met zelf een festival organiseren om contact op te nemen met de gemeente. Daar kun je informatie inwinnen over welke festival vergunningen nodig zijn. 

Evenementenvergunning
Een evenementenvergunning is bijna overal verplicht en de kosten zijn vaak afhankelijk van de grootte van je festival. De leges variëren van enkele tientallen tot meer dan 4.000 euro. Bij het aanvragen van een vergunning zijn vaak veel documenten nodig, zoals een plattegrond van het festival met veiligheidsplan inclusief calamiteitenroutes, constructietekeningen van tenten met berekende wind- en gewichtsbelasting en vaak ook andere onderdelen die voortkomen uit de productie (zie verderop).

Tip: Start op tijd met alle procedures, sommige gemeenten hebben bijvoorbeeld deadlines waarna geen vergunning aanvragen in behandeling worden genomen. 

Aanvullende vergunningen
Als muziekfestival wil je ook vaak een milieuvergunning aanvragen in verband met geluidsoverlast en zelfs lichtvervuiling. Voor de barren is een ontheffing van de drank- en horecawet nodig bij zwak alcoholische dranken en wanneer je sterke dranken wilt schenken een extra drankvergunning.

Wanneer je wilt eindigen met een mooie eindshow is er ook een vuurwerkvergunning vereist waarvoor je ook ontheffing van de provincie moet hebben. 

Verzekeringen en verplichtingen bij festival organiseren

Ieder festival in Nederland is verplicht om bij Buma/Stemra af te dragen wanneer er muziek gespeeld wordt. Dit geldt dus ook als je zelf een festival organiseren wilt. Vergeet dus ook niet om contact op te nemen over de kosten van deze licenties wanneer je bezig bent met een eigen festival organiseren. Verzekeringen zijn vaak niet verplicht voor evenementen maar in het licht van veiligheid en bijvoorbeeld de corona crisis wel enorm aan te raden.

Een festival verzekering loopt vaak flink in de kosten en is dus duur, maar deze verzekeringen dragen wel bij aan het voortbestaan van je festival wanneer je door onvoorziene omstandigheden tot afgelasting over moet gaan.

Let bij het afsluiten van een verzekering voor evenementen of festival dan ook op de voorwaarden zodat je festival goed beschermd is tegen onvoorziene omstandigheden en vraag bij verschillende aanbieders offertes aan voor de verzekeringen om te vergelijken, want de prijsverschillen en voorwaarden zijn onderling zeer verschillend.

Verzekeringen voor festivals:

• Aansprakelijkheidsverzekering
• Annuleringsverzekering
• Materiaalverzekering
• Ongevallenverzekering
• Schade en vernielingen-verzekering

Personeel: Welke mensen werken op jouw festival?

Wanneer je verder gaat met zelf een festival organiseren moet je ook dingen uit handen geven. Veel festivals draaien voor een groot deel op de inzet van vrijwilligers, maar je krijgt ook te maken met de inhuur van onder andere beveiligers, EHBO, horecamedewerkers, brandwachten en ga maar door.

Deze mensen moeten allemaal bepaalde certificeringen of opleidingen hebben en het is dus belangrijk om hier navraag naar te doen. Er zijn veel partijen in de markt die hierbij helpen en die je ondersteunen met onder andere personeel, maar ook advies op het gebied van crowd management en veiligheid.

Ook van belang is het beheren van de crew-lijst, de ontvangst en de coördinatie van personeel om je festival goed te laten draaien. Bij het organiseren van festivals moet je onder andere denken aan het volgende personeel:

• Beveiligers
• EHBO’ers
• Brandwacht
• Stagemanagers
• Artist handling
• Ticketscanners
• Kassamedewerkers
• Lockeruitgifte/garderobemedewerkers
• Horecapersoneel bar/food
• Geluidstechnici
• Lichtoperators
• VJ’s
• Bemanning centrale post
• Merchandise verkopers
• Schoonmakers
• Fotografen
• Videografen
• Online content creators en marketeers 😉
• Infrastructureel personeel
• Vrijwilligers

Music speaks, we listen

Zelf een festival organiseren: Er komt enorm veel bij kijken! Sta jij op het punt om ermee te beginnen of zit je er al middenin? Start Moovin werkt al jaren samen met festivals op het gebied van conceptontwikkeling, bedenken van content, opstellen van een marketingplan en het instellen van advertenties.

Benieuwd wat Start Moovin voor jouw festival kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op. We komen graag een keer langs om samen te kijken hoe we ook jouw festival succesvol maken. Neem contact met ons op via 085 130 2795 of het contactformulier.